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La lógica de gestión del tiempo

 * Probablemente harás esta semana lo mismo que hiciste la semana pasada
 * Para hacer un plan realista, tienes que controlar tu forma de gastar tu tiempo
 * 1) Las actividades entretenidas “se hacen en menos tiempo”
 * 2) Las actividades aburridas “cuesta más hacerlas”
 * Para comprobar la exactitud de tus estimaciones de tiempo y planes, debes documentarlas y posteriormente compararlas con lo que realmente haces

La lógica de la gestión del tiempo

 * Para hacer más precisos tus planes, determina las equivocaciones de los planes anteriores, y qué podrías haber hecho para mejorar
 * Para gestionar tu tiempo, planifica tu tiempo y sigue el plan
 * El mundo está lleno de resoluciones que nunca se cumplen (dieta, dejar de fumar, etc)

¿Por qué controlar el tiempo?

 * Clasifica tus principales actividades
 * Registra el tiempo dedicado a cada una de las actividades principales, hazlo de forma normalizada
 * Guarda los datos de tiempo en un lugar adecuado

El control del tiempo (I)
Unidades de medida: horas vs minutos
 * Registro estandarizado del control de tiempos
 * Inicialmente no importa la forma y el procedimiento, siempre y cuando los datos sean exactos y completos.
 * No obstante en un equipo de trabajo no sería práctico tener a cada componente utilizando una tabla o método diferente

El control del tiempo (I)

 * Información a registrar en una tabla de control de tiempos
 * Básico: Fecha de la actividad, duración de la misma, descripción
 * Adicional: Hora comienzo, hora fin, interrupciones, comentarios, finalización de la actividad, unidades de la actividad completados


 * Gestión de las interrupciones
 * Problema:
 * 1) Despilfarro de tiempo
 * 2) Ruptura de ritmo y pensamiento
 * 3) Ineficiencia y error


 * Control de las tareas finalizadas


 * 1) Conocer cuando se ha finalizado una tarea
 * 2) Conocer la productividad por unidad de tiempo en la realización de tareas
 * 3) Mínimo tiempo a dedicar a una tarea para obtener beneficio

Ideas para registrar tu tiempo

 * Lleva siempre contigo el cuaderno donde apuntas los tiempos
 * Si se te olvida apúntalo en una hoja aparte y pásalo al cuaderno en cuanto puedas
 * Cuando ocasionalmente olvides registrar la hora de comienzo, la hora de fin, la duración, etc, de una tarea, haz una estimación tan pronto como te acuerdes
 * Utiliza un reloj/cronometro para controlar tus tiempos
 * Resume tu tiempo puntualmente
 * Semanalmente/mensualmente

Resúmenes de los tiempos

 * Resúmen por periodo fijo de tiempo (semana, mes,...)
 * Resumen acumulado de todos los periodos anteriores
 * Resumen total acumulado
 * Organización por categorías
 * Para el periodo fijo de tiempo
 * Distribución de tiempos por categoría y día
 * Para los resúmenes acumulados
 * Total, media, máximo y mínimo

La gestión del tiempo

 * Decidir cómo quieres utilizar tu tiempo
 * Hacer una estimación de tiempo
 * Controlar la forma de utilizar el tiempo frente a lo estimado
 * Decidir qué cambios hacer para llevar tus acciones en concordancia con lo estimado

Evaluando la distribución del tiempo

 * Revisar las categorías de tiempo para ver si cubren todas tus actividades actuales y previstas.
 * Revisar el resumen por periodo fijo de tiempo para ver si las categorías son muy generales o muy detalladas.

Evaluando la distribución del tiempo

 * La gestión del tiempo requiere centrarse en las pocas tareas que consumen la mayor parte del tiempo
 * No resulta útil tener una categoría “Otras” que requiere el 25% tiempo
 * ¿Estas utilizando el tiempo cómo quieres?

Estimación de tiempo

 * La estimación de tiempo es tu plan de cómo utilizar el tiempo
 * La clave para gestionar el tiempo es reequilibrar gradualmente la forma de utilizarlo

Estimación de tiempo

 * Hay que buscar mejorar la efectividad del uso del tiempo.


 * Los planes personales y la estimación del tiempo permiten saber que se va a hacer a continuación


 * Se necesita MÁS tiempo para las nuevas actividades


 * Buscando tiempo
 * Si tu agenda no está muy ocupada, serás capaz de encontrar un poco de tiempo extra.
 * Revisa todos tus compromisos y el tiempo que les dedicas.

Encontrar más tiempo

 * Si necesitas dedicar más tiempo a una actividad tendrás que detraerlo de otra.
 * Hasta que no sepas cuanto tiempo dedicas a una actividad no podrás hacer ajustes resalistas

Planificación del tiempo

 * Una vez decidido cómo se quiere utilizar el tiempo, hay que utilizarlo de esa forma


 * 1) Gestión del tiempo => toma de decisiones minuto a minuto
 * 2) Necesidad de mucha concreción en lo que se quiere hacer

Planificación del tiempo
Ej: asistir a clase
 * Las rutinas específicas son fáciles de planificar
 * Una guía útil de comportamiento diario requiere una estimación diaria del tiempo
 * La utilidad de la actividad “Otros” para cuestiones imprevistas
 * No hay forma de hacer planes de detalle por sorpresa

¿Cómo usar tu tiempo?

 * Priorizar el tiempo
 * Tiempos fijos (ej: asistir a clase)
 * Actividades variables
 * Exigidas: trabajos de asignatura, preparación de exámenes, ...
 * Discrecionales: comer, dormir, vida social, ...

¿Cómo usar tu tiempo?

 * Programar los tiempos
 * Los fijos -> fácil
 * Los de las actividades variables
 * Hay que buscar tiempo para las actividades exigidas
 * A corto plazo puedes saltarte comidas y trasnochar, pero
 * A largo plazo una planificación sin tiempo para el descanso y el relax no se cumple nunca

Gestión del tiempo estimado

 * La capacidad para trabajar de acuerdo al tiempo estimado dependerá en gran parte de la disciplina personal
 * Pero también dependerá del número y prioridad de las cosas que estas intentando hacer


 * Si te has equivocado al estimar una actividad, la próxima vez lo harás mejor
 * Si fue una emergencia verdadera, no necesitas hacer cambios radicales en la estimación


 * Hacer las tareas más importantes primeros
 * NO LAS MÁS DIFÍCILES
 * Pero CUIDADO, aplazarlas no las hará más fáciles

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 * Reflexión
 * Se pueden identificar actividades que no se completarán nunca
 * No se intenta realizarlas => se aprovecha ese tiempo en otras actividades